Als ondernemer heb je te maken met de bewaarplicht van de administratie. Dit houd in dat je de administratie van de afgelopen jaren altijd nog kunt overleggen aan overheidsinstanties. De bewaarplicht van de boekhouding is een fiscale bewaarplicht. Het staat dan ook bij de wet vast hoe lang je de administratie moet bewaren.
Papieren administratie bewaren
Als je geen volledige digitale administratie hebt, dan ben je wettelijk verplicht de papieren administratie te bewaren. De bewaartermijnen zijn verschillend per soort administratie. Zo moeten de basisgegevens zeven jaar bewaard blijven voor de belastingdienst. Onder de basisgegevens vallen de inkoop- en verkoopadministratie, de loonadministratie, het grootboek, de voorraadadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Er zijn echter wel enkele uitzonderingen. Zo moeten de gegevens van onroerende zaken negen jaar worden bewaard in verband met de vastgestelde herzieningstermijn van de voorbelastingaftrek voor onroerend goed. Het is mogelijk om met de belastingdienst afspraken te maken over het bewaren van de basisgegevens, zoals over het detailniveau en de manier van bewaren (digitaal of op papier). Wanneer de bewaarplicht hierdoor verkort wordt is het wel belangrijk om na te gaan of er nog andere overheidsinstanties zijn die wel een langere bewaartermijn hanteren.
De bewaarplicht is niet alleen van kracht bij een papieren administratie, maar heeft ook betrekking op computerbestanden en -programma’s. Wanneer er een controle plaatsvindt van de belastingdienst, dan moeten de bestanden en programma’s direct op te roepen zijn. Het is niet toegestaan om alle computerbestanden en –programma’s uit te printen en in mappen te bewaren. Dit voldoet namelijk niet aan de regels met betrekking tot de bewaarplicht. Wel is conversie vaak mogelijk. Hierbij worden bestanden bewaard in een andere vorm dan de oorspronkelijke vorm. Echter, hiervoor heb je wel toestemming nodig en moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zo moet je daadwerkelijk alle gegevens 100% overzetten, moet je ervoor zorgen dat je de hele bewaartermijn beschikking hebt over de administratie, moeten alle gegevens inhoudelijk 100% hetzelfde zijn, moet de geconverteerde administratie binnen een redelijke tijd in te zien zijn en moet je ervoor zorgen dat een controle binnen een redelijke tijd tot uitvoering kan worden gebracht.
Als je als ondernemer niet zelf verantwoordelijk bent voor het voeren van de boekhouding, maar de administratie uitbesteedt aan een administratiekantoor, een computerbureau of een loonservice, dan vallen de gegevensdragers van deze professionele kantoren ook onder de wettelijke bewaarplicht.
Het is niet altijd voor iedereen duidelijk wat er nu wel onder de fiscale bewaarplicht valt en wat niet. Hierdoor gaat het wel eens mis en komt het voor dat gegevens niet meer beschikbaar zijn wanneer dit wel verplicht is. Als ondernemer stel je uiteraard facturen op voor klanten en/of opdrachtgevers. Deze facturen vallen onder de wettelijke bewaarplicht. Ieder onderdeel van de administratie van je onderneming moet bewaard blijven. Alle documenten die betrekking hebben op de volgende zaken moeten worden bewaard: De gegevens die van belang zijn voor de heffing van invoerrechten en voor de heffing van belasting. Daarnaast moet je de plichten en rechten van het bedrijf bewaren, waarbij valt te denken aan jaarverslagen en oprichtingsstatuten. Andere documenten die binnen de administratie van je onderneming vallen, zoals bijvoorbeeld arbeidscontracten, hoeven volgens de wet niet te worden bewaard wanneer deze zijn verlopen. Echter, het is wel verstandiger om dit toch te doen.
Digitale administratie bewaren
In principe zijn de bewaartermijnen gelijk van een papieren administratie en een digitale administratie. Echter, als je er als ondernemer voor kiest om een digitale boekhouding te bewaren, dan moet je wel rekening houden met enkele eisen die hierop extra van toepassing zijn. In dit geval gaat het om juridische en beleidsmatige eisen die worden gesteld aan de opslag van je digitale administratie. Alle facturen die digitaal worden verzonden of ontvangen moeten worden bewaard. Hierbij moeten de leesbaarheid, de integriteit en de oorspronkelijkheid worden gewaarborgd. De facturen moeten volledig zijn en dit betekent dat deze bewaard moeten worden in het oorspronkelijke bestandsformaat. Niet alle facturen worden je toegezonden in hetzelfde formaat. Hierdoor moet je dus meerdere digitale mappen aanmaken voor de facturen.
Tegenwoordig verloopt veel contact met klanten en opdrachtgevers via de email in plaats van de post. Dit betekent dat je ook de emailcontacten moet bewaren, voor de duur van zeven jaar. Het is voor de belastingdienst niet relevant hoe de administratie digitaal wordt bewaard, zolang het bij een controle maar direct kan worden geraadpleegd. Je mag het dus ook online opslaan in een softwareprogramma. Een belastinginspecteur kan aangeven in welke vorm hij of zij de gegevens voor controle wil ontvangen.
De digitale bewaartermijn is niet voor alle administratiestukken even lang. Zo moet de personeelsadministratie, met onder meer NAW-gegevens, loonbelastingverklaringen en identiteitsbewijzen, 5 jaar bewaard blijven. Administratieve gegevens, zoals het grootboek, de loon- en voorraadadministratie, de jaarrekeningen, de inkoop- en verkoopadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie en de interne mail, moeten 7 jaar worden bewaard. De gegevens van de bedrijfsmatige onroerende zaken moeten 9 jaar bewaard worden en in geval van een vereniging of coöperatie moet de totale ledenadministratie bewaard worden voor de duur van 10 jaar.
Het is belangrijk om te weten dat bepaalde zaken die binnen de administratie vallen niet mogen worden bewaard voor de totale duur van de bewaarplicht van de administratie. Het is namelijk zo dat deze gegevens vallen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het gaat hierbij om documenten die persoonsgegevens bevatten. Deze kennen een verjaringstermijn en mogen dan ook niet langer dan die termijn worden bewaard in de digitale of papieren administratie. Zo moeten algemene persoonsgegevens na twee jaar vernietigd zijn, moeten gegevens van sollicitanten vernietigd worden uiterlijk vier weken na het sluiten van de sollicitatieprocedure en moeten de gegevens van uitzendkrachten binnen twee jaar na uit dienst treden worden vernietigd. De personeelsadministratie en salarisadministratie van een persoon moet binnen twee jaar na het staken van het dienstverband worden vernietigd. Binnen twee jaar na het voldoen van de laatste factuur of het afhandelen van de laatste transactie moeten de gegevens van debiteuren, crediteuren, leveranciers en klanten worden vernietigd. Tot slot zijn er nog de klanten van accountants en advocaten. Deze persoonsgegevens moeten binnen een termijn van twee jaar na het beëindigen van de zaak worden vernietigd.
